총무나 인사 담당자에게 부고 처리는 미룰 수 없는 업무입니다. 임직원이나 거래처의 조사 소식이 들어오면 몇 시간 안에 화환이 나가야 하는데, 그때마다 금액을 새로 정하고 결재를 구하는 방식으로는 대응이 늦어집니다. 그래서 규모가 있는 회사들은 경조 규정에 화환 단가를 미리 정해 둡니다.
규정에 단가를 정하는 방식
경조 규정의 화환 조항은 대개 대상과 등급의 매트릭스로 짜입니다. 임직원 본인과 직계가족의 상, 임원 관련 상, 주요 거래처의 상처럼 대상을 구분하고, 각 대상에 화환 단가나 등급을 매깁니다.
단가를 정할 때 기준으로 삼기 좋은 것이 시장의 정찰 가격입니다. 근조 3단 화환은 일반 9만원, 일반B 10만원, 고급 11만원, 특 등급 14만원으로 단계가 나뉘므로, 이를테면 임직원 직계가족 상에는 10만원 화환, 임원과 주요 거래처 상에는 14만원 화환처럼 규정에 그대로 옮겨 적을 수 있습니다. 금액을 규정에 명시해 두면 담당자가 바뀌어도 집행이 흔들리지 않고, 대상 간 형평 시비도 생기지 않습니다.
상한만 정해 두는 방식도 있습니다. 화환은 15만원 이내로 한다는 식입니다. 유연하지만 매번 판단이 필요해지므로, 실무 부담을 줄이려면 대상별 고정 단가 쪽이 낫습니다. 거래처 관련 조항은 관계의 등급을 나누어 두면 운영이 쉽습니다. 연간 거래 규모나 관계의 중요도에 따라 화환 등급을 차등하는 방식인데, 기준이 문서로 남아 있으면 담당자가 건마다 상급자의 판단을 구할 필요가 없어집니다.
결재와 증빙의 실무
단가가 규정에 있으면 결재는 사후 보고로 단순해집니다. 부고 접수 즉시 규정 단가로 주문하고, 품의서에는 고인과의 관계, 규정 조항, 결제 금액을 적어 사후 승인을 받는 흐름입니다. 조사는 시간을 다투는 일이므로 선집행 후결재를 허용하는 조항을 규정에 넣어 두는 회사가 많습니다.
증빙은 세 가지를 갖추면 깔끔합니다. 결제 영수증이나 세금계산서, 배송 완료 사진, 그리고 부고 사본입니다. 특히 배송 사진은 회사 명의 리본이 걸린 화환이 빈소에 도착했음을 보여 주는 자료여서, 경비 처리의 실질 증빙이자 내부 보고 자료가 됩니다. 법인은 세금계산서 발행이 필요한 경우가 많으므로, 주문처가 법인 결제와 증빙 발행을 지원하는지 미리 확인해 두는 것이 좋습니다. 자주 쓰는 주문처를 한 곳으로 정해 두는 것도 실무 부담을 줄입니다. 주문 이력이 한곳에 쌓이면 연말 경조 비용 집계가 쉬워지고, 리본 문구의 표준 문안을 저장해 두면 매번 새로 쓰는 수고도 사라집니다.
규정을 정비할 때 살필 것
오래된 규정에는 현재 시세와 동떨어진 단가가 남아 있는 경우가 있습니다. 규정 개정 주기에 화환 단가 항목도 함께 점검해 실제 상품 가격과 맞추어 두면, 규정 금액으로 살 수 있는 화환이 없는 난처함을 피할 수 있습니다. 리본 명의의 표준 문안, 화환을 사양하는 상가에 대한 대체 방안까지 규정에 담아 두면, 담당자는 부고가 올 때마다 판단 대신 절차를 따르면 됩니다. 경조 화환은 건당 금액이 크지 않아 소홀히 다루기 쉽지만, 회사의 이름이 리본에 걸려 나가는 물건입니다. 규정과 절차를 한 번 정비해 두면 갑작스러운 부고 앞에서도 회사의 예의가 흔들리지 않습니다.