같은 팀 동료의 부친상 소식이 단체 대화방에 올라오면, 누군가는 회사 화환을 챙겨야 합니다. 처음 이 역할을 맡으면 어디에 무엇을 어떻게 요청해야 하는지 애매하게 느껴지지만, 회사 명의 화환은 대부분의 조직에서 정해진 절차가 있는 일상적인 업무입니다. 순서대로 정리했습니다.
먼저 사내 경조사 규정을 확인합니다
대부분의 회사는 취업규칙이나 복리후생 규정에 경조사 지원 기준을 두고 있습니다. 확인할 항목은 세 가지입니다. 첫째, 지원 대상 범위입니다. 본인과 배우자의 부모상, 조부모상, 형제자매상 등 관계에 따라 지원 여부가 다릅니다. 둘째, 지원 내용입니다. 화환만 보내는지, 조의금이 함께 나가는지, 상조용품 지원이 있는지 규정에 명시되어 있습니다. 셋째, 처리 부서입니다. 보통 총무팀이나 인사팀이 담당하며, 규모가 작은 회사라면 경영지원 담당자가 겸하는 경우가 많습니다. 규정을 찾기 어려우면 담당 부서에 바로 문의해도 됩니다. 경조 휴가 일수와 조의금 지급 절차도 같은 규정에 함께 정리되어 있는 경우가 많으니 확인해 두면 상을 당한 동료에게도 안내할 수 있습니다.
담당 부서에 전달할 정보를 정리합니다
담당자가 화환을 주문하려면 다음 정보가 필요합니다. 부고 문자를 그대로 전달하되, 빠진 항목이 있으면 보완해서 알려 주는 것이 좋습니다.
- 상을 당한 임직원의 이름과 소속 부서
- 고인과의 관계 (부친상, 모친상, 빙부상 등)
- 고인 성함 (빈소 호실은 몰라도 고인 성함이 있으면 배송이 가능합니다)
- 장례식장 이름과 지역
- 발인 일시 (화환은 발인 전에 도착해야 하므로 가장 중요한 정보입니다)
리본에 들어갈 명의도 이때 확정합니다. 대표이사 명의로 나가는지, “임직원 일동”인지, 부서 명의인지는 회사 관례에 따르며, 담당 부서가 기준을 알고 있으니 따로 정하지 않아도 됩니다.
결재와 주문, 그리고 증빙
정보가 갖춰지면 담당자가 품의나 전자결재로 지출 승인을 받고 주문을 진행합니다. 급한 경우 선주문 후결재로 처리하는 회사도 많은데, 장례는 3일 안에 끝나는 일정이라 결재를 기다리다 발인을 넘기는 일이 없도록 담당자에게 일정을 분명히 전달하는 것이 좋습니다. 오후 6시 이전에 주문하면 당일 2~4시간 안에 배송되므로, 발인 전날까지만 결재가 나면 시간은 충분합니다.
주문 후에는 증빙을 챙깁니다. 회사 지출이므로 영수증 처리가 필요하고, 화환이 빈소에 설치된 뒤 전송되는 사진은 집행 증빙이자 전달 확인 자료가 됩니다. 담당자가 이 사진을 결재 문서에 첨부해 두면 지출 근거가 깔끔하게 정리됩니다.
요청하는 사람이 기억하면 좋은 것
화환 요청은 빠를수록 좋습니다. 부고를 확인한 당일 담당 부서에 전달하는 것이 기본이고, 특히 금요일이나 연휴 직전의 부고는 담당자 부재로 처리가 늦어질 수 있으니 유선으로 한 번 더 확인하는 것이 안전합니다. 회사 화환과 별개로 부서원들이 개인 조의금이나 단체 화환을 따로 준비하는 경우도 많은데, 이는 회사 지원과 중복되어도 무방한 개인 차원의 조의입니다. 끝으로, 부고를 사내 게시판이나 단체 대화방에 공지하는 회사라면 게시 전에 당사자에게 공개 범위를 확인하는 배려도 필요합니다. 조의는 전하되, 알리는 방식은 본인의 뜻을 따르는 것이 원칙입니다.